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Mentions légales

Conditions générale de vente et d'utilisations

Conditions Générales de Vente et d’Utilisation du site Internet

1 - Champs d'application

La société Reglo Facto® (ci-après la «Reglo Facto®»), société à responsabilité limitée au capital social de 20.000,00 euros, immatriculée au RCS de PONTOISE sous le n°832 268 197 domiciliée Immeuble LE BOOSTER _ PARC DES BETHUNES, 2 rue du rapporteur 95310 SAINT OUEN L’AUMÔNE ; téléphone : 07 56 81 11 77,

E-mail : [email protected] Reglo Facto® est dirigée par son gérant, Monsieur Claude SAINT-YVES. Le numéro de TVA communautaire de la Société est FR62832268197

Le directeur de publication est Monsieur Claude SAINT-YVES, son gérant.

Registre des activités de traitement des données tenu par Monsieur Fabrice TONY, conformément aux dispositions de l’article 30 du RGPD.

Le Site est hébergé par la société OVH, société par actions simplifiées au capital de 10 000 000 €
RCS Roubaix Tourcoing n°424 761 419 00045 dont le siège social est 2, rue Kellermann – 59100 Roubaix – France –
N° TVA : FR 22 424 761 419. Mail : [email protected], Tél. : 09 72 10 10 07

Le Site internet est développé par la société AUDOUIN REALISATIONS, Société à responsabilité limitée au capital de 2.000,00 euros.

Pontoise B 753 456 409, dont le siège social est au 25, avenue de la constellation 95800 CERGY- France.

2 - Objet

Le Site internet www.reglo-facto.com (ci-après le « Site Reglo Facto®») est une plateforme Internet interactive destinée à faciliter la constitution administrative de dossiers de retards de paiements ou de factures impayées en vue de faciliter le recouvrement.

En outre le site Reglo Facto® permet :

  • de gérer le risque client,
  • de relancer le règlement d’une créance auprès des débiteurs,
  • de procéder, via la Plateforme, au calcul des pénalités de retard dans le cadre de contrats commerciaux et de contrats de la commande publique,
  • d’éditer des stickers «label #3a™» apposables sur des supports commerciaux, factures ou courriers de relance.

Pour ce, Reglo Facto® met à la disposition des adhérents un ensemble d’outils rédactionnels (modèles de lettres de relance et lettres de mise en demeure générées grâce aux informations entrées par les Clients, directement sur leur espace Utilisateur), en vue d’accélérer le recouvrement des créances professionnelles (ci-après les « Services »), sans toutefois que Reglo Facto® ne soit tenue par une quelconque obligation de résultat.

Reglo Facto®, pour le bon fonctionnement et la sécurisation des échanges et transactions intervenant entre elle et ses clients (ci-après les « Utilisateurs »), a recours aux services de la société STRIPE dont le siège est 185, Berry Street Suite 550 San Francisco, CA 94107 – Etats Unis mail : [email protected]

Les présentes Conditions générales de Vente et d’Utilisation du site Internet (ci-après les « CGU ») régissent, exclusivement et intégralement, les relations contractuelles entre
Reglo Facto® et le Client (ci-après le « Contrat »). Aucune condition générale d’achat ne peut prévaloir sur ces CGU ni être opposée par le Client à la Société.

La navigation et l’inscription sur le Site impliquent l’adhésion pleine, entière et sans réserve aux présentes CGU.

Les présentes CGU sont portées à la connaissance des Clients par le biais d’un lien permettant d’en prendre connaissance, de façon permanente, en bas de chaque page du Site. A ce titre, elles leurs sont opposables.

Ainsi, toute réserve concernant les présentes CGU ou toute condition particulière communiquée par le Client à Reglo Facto® ne peut, sauf acceptation formelle, écrite et signée par Reglo Facto®, prévaloir sur les présentes CGU.  Reglo Facto® se réserve le droit de modifier, unilatéralement et à tout moment, les présentes CGU, notamment, la tarification et les services proposés.

Le fait, pour Reglo Facto®, de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une quelconque des stipulations des présentes dispositions des CGU ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

Reglo Facto® et le Client sont dénommés ensembles « les Parties » et individuellement la « Partie ».

3 - Les règles de fonctionnement du site

Le Site Reglo Facto® est accessible à toute personne, morale ou physique, qu’elle soit inscrite ou non. Ces personnes sont dénommées ci-après « Utilisateurs ».

L’Utilisateur doit s’inscrire sur le site pour que la société procède à la création et à l’activation d’un compte utilisateur (ci-après le « Compte Utilisateur ») afin de pouvoir accéder à l’ensemble des Services du Site.

Ne peut créer un Compte Utilisateur et bénéficier ainsi des services Reglo Facto®, y compris l’ensemble des outils rédactionnels, que les seules personnes physiques ou morales solvables, non atteintes de faillite personnelle ou professionnelle (ouverture à leur encontre d’une procédure collective du type procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaires).

De plus L’utilisateur déclare être le responsable légal de l’entreprise, en cas d’utilisation frauduleuse Reglo Facto®, ne pourra pas être tenu pour responsable.

L’Utilisateur pourra bénéficier des services de Reglo Facto®, y compris l’ensemble des outils rédactionnels, qu’en vue du suivi de ses paiements, des relances.

Le cas échéant celui-ci pourra saisir le tribunal compétant via les huissiers de justice partenaire pour recouvrer une créance qu’il détient contre un débiteur également solvable, non atteint de faillite personnelle ou professionnelle (ouverture à leur encontre d’une procédure collective du type procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaires), et pour laquelle il existe un engagement contractuel (exemples : devis signé par les deux parties, contrat signé par les deux parties, bon de commande signé par les deux parties, proposition de mission signée par les deux parties…).

Pour ce faire, l’Utilisateur non inscrit doit cliquer sur l’icône « Inscription ».
L’inscription s’effectue sur le Site par le biais d’un formulaire prévu à cet effet. L’Utilisateur doit remplir l’ensemble des champs obligatoires.

  • le n° de siren (9 chiffres)
  • l’e-mail (valide)
  • le Mot de passe
  • accepter les Conditions Générales de Vente, Conditions Générales d’Utilisation ainsi que la Politique de Confidentialité.
  • Accepter et signer le label #3a™ si celui-ci veut bénéficier des stickers préventifs.

Ensuite pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités du site, l’utilisateur devra compléter les éléments suivants :

 K bis et sa date de Validité
Raison sociale
Statut
Identification bancaire
Code Postal
Ville
Adresse postale
Numéro de téléphone fixe de l’entreprise
Numéro de téléphone mobile de l’entreprise
Logo de l’entreprise
Civilité du dirigeant
Nom du dirigeant
Prénom du dirigeant
Numéro de téléphone fixe du dirigeant
Numéro de téléphone mobile du dirigeant
Signature du dirigeant ou Tampon le l’entreprise

Ces informations doivent être renseignées, sur le formulaire d’inscription en ligne, sur le Site. Cependant ces informations peuvent être complétées au fur et à mesure du besoin de l’Utilisateur.

Par ailleurs, l’Utilisateur devra s’assurer d’enregistrer les documents requis mentionnés par une check-list (exemples : devis signé par les deux parties, facture) et qui devront être conformes aux obligations légales et comptables, et le cas échéant aux usages de leur profession.

Chaque Utilisateur ne peut pas avoir plus d’un (1) Compte Utilisateur actif, sauf étude conjointe préalable de Reglo Facto®.

Reglo Facto® se réserve le droit de suspendre ou de résilier le Compte Utilisateur et l’accès au Site de l’Utilisateur et aux Services si l’Utilisateur créé plus d’un (1) Compte ou si toute information fournie pendant la procédure d’enregistrement ou par la suite se révèle inexacte, obsolète ou incomplète.

L’Utilisateur inscrit est responsable de son mot de passe et s’engage à ne pas le révéler à des tiers. L’Utilisateur inscrit est responsable de toute activité ou action sur le Compte Utilisateur et signale immédiatement à la Société toute utilisation non autorisée du Compte Utilisateur.

4 - Exactitude et licéité des informations

Chaque Utilisateur s’engage à ce que toutes les informations qu’il fournit, notamment celles le concernant, soient adéquates, exactes, à jour et complètes. Pour ce faire, il s’engage à les mettre à jour régulièrement afin d’en préserver l’exactitude, la pertinence et l’exhaustivité.

L’Utilisateur reconnait que Reglo Facto® ne dispose pas des moyens matériels de vérifier la véracité de toutes les informations fournis sur le Site.  Reglo Facto® ne peut donc être tenue pour responsable en cas d’usurpation d’identité, ou du fait que les informations mentionnées par l’Utilisateur soient fausses ou mensongères.

 Reglo Facto® ne garantit pas l’opportunité, la licéité, la probité ou la qualité des informations transmises par les Utilisateurs sur le Site.

 Reglo Facto® ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable des contenus transmis par les Utilisateurs, notamment de leur caractère illégal au regard de la réglementation en vigueur, d’erreur ou d’omission, de toute perte ou dommage consécutifs à leur utilisation. L’Utilisateur est seul responsable de l’ensemble des contenus qu’il choisit de transmettre sur le Site et des informations qu’il communique à Reglo Facto®. Il garantit à la société qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires à la transmission de ces contenus. En cas d’erreurs ou d’inexactitudes sur ces informations, il en assumera toutes les conséquences.

5 - Utilisation du site

La plateforme permet de :

  • D’éditer des courriers de relance reprenant les caractéristiques de l’encours impayé et le montant des pénalités de retard. 2 courriers de relance sont proposés du simple rappel à l’avis d’impayé.
  • Imprimer le justificatif du calcul des pénalités de retard. (L’Utilisateur peut joindre ce document à ses courriers de relance afin d’appuyer sa demande de paiement).

De plus la plateforme propose à l’utilisateur d’obtenir :

  • L’envoi en recommandé avec accusé de réception, d’un courrier de mise en demeure à l’entête du cabinet d’un huissier de justice référent, à l’adresse du débiteur préalablement renseigné par l’Utilisateur.
  • Une validation du dossier est proposée par un huissier de justice référent permettant d’augmenter la pertinence de celui-ci.
  • Une médiation téléphonique ainsi qu’un rapport faisant état de la conversation réalisée par un huissier de justice référent.
  • Un entretien téléphonique de 15 minutes avec votre huissier référent.
  • Des conseils juridiques sous la forme de « tickets conseils »
  • L’envoi par le cabinet d’huissier de justice référent, d’une requête en Injonction de Payer au Tribunal compétent, et la signification au débiteur par voie d’huissier de justice de l’ordonnance favorable.

Les frais de greffe restent à la charge de l’Utilisateur.

Ces prestations ne sont réalisées que sur des créances certaines, liquides et exigibles, détenues sur des personnes physiques ou morales domiciliées sur le territoire français. A défaut, Reglo Facto® ainsi que les huissiers de justice référents ne seront pas tenus responsables des éventuelles réclamations des débiteurs et l’Utilisateur ne pourra prétendre à quelque remboursement que ce soit. Les prestations sont payables par carte bancaire à la commande. Les abonnements peuvent être réglés par virement.

Avant toute utilisation du Site Reglo Facto®, l’Utilisateur doit s’assurer qu’il dispose des moyens techniques et informatiques lui permettant de bénéficier des services du Site et que son navigateur permet un accès sécurisé au Site. Il doit également s’assurer que la configuration informatique de son matériel/équipement est en bon état de fonctionnement et ne contient pas de virus.

En navigant sur le Site Reglo Facto®, les Utilisateurs conviennent :

De s’abstenir d’utiliser le Site de manière illégale, pour toute finalité illégale ou de manière incompatible avec les présentes CGU ;

  • de ne pas utiliser le Site pour la distribution, l’hébergement, le traitement, la propagation, le stockage ou la gestion de documents injurieux, diffamants, harcelants, diffamatoires, obscènes, pornographiques ou menaçants, et/ou de tous documents faux ou trompeurs, ou portant atteinte à la vie privée d’autrui ;
  • de ne pas vendre, copier, reproduire, louer, prêter, distribuer, transférer ou concéder sous licence tout ou partie des éléments, informations et contenus figurant sur le Site et/ou permettre à tout tiers d’utiliser ou d’avoir accès au Site à quelque fin que ce soit ou de décompiler, désosser, désassembler, modifier, afficher sous forme lisible par l’Utilisateur, tenter de découvrir tout code source ou utiliser tout logiciel activant ou comprenant toute partie du Site ;
  • de ne pas copier et/ou détourner à leurs fins ou à celles de tiers le concept, les technologies ou tout autre élément du Site ;
  • de respecter les autres Utilisateurs ;
  • de ne pas harceler de quelque manière que ce soit un autre ou plusieurs autres Utilisateurs ;
  • de ne pas collecter et stocker des données personnelles afférentes aux autres Utilisateurs, à toutes fins ;
  • de ne diffuser que des contenus exacts, adéquats, à jour et qui ne portent pas atteinte aux droits et à la dignité des tiers ;
  • de ne pas diffuser de contenus susceptibles de mettre en péril des mineurs notamment la diffusion de message à caractère violent ou pornographique ;
  • de ne pas tenter d’induire en erreur d’autres Utilisateurs en usurpant le nom ou la dénomination sociale d’autres personnes ;
  • de ne pas afficher, transmettre par email ou de toute autre manière tout élément violant tout brevet, marque déposée, secret de fabrication, droit de propriété intellectuelle ou tout autre droit de propriété appartenant à autrui ;
  • de ne pas afficher, transmettre par email ou de toute autre manière une publicité ou tout matériel promotionnel non sollicité ou non autorisé (notamment se livrer à du « Spam », ou toute autre forme de sollicitation) ;
  • de ne pas utiliser le Site à des fins abusives en y introduisant volontairement des virus ou tout autre programme malveillant et de tenter d’accéder de manière non autorisée au Site ;
  • de ne pas dénigrer le Site et/ou la Société et/ou les autres Utilisateurs sur les réseaux sociaux ou tout autre moyen de communication.

Si, pour un quelconque motif, Reglo Facto® considère que les Utilisateurs ne respectent pas les présentes CGU ou contreviennent aux lois et règlements en vigueur, elle peut à tout moment, et à son entière discrétion, supprimer leur accès au Site et prendre toutes mesures incluant toute action judiciaire à leur encontre.

6 - Le label #3a TM

L’utilisation des StickersQR Code du label #3a™ permet d’informer les débiteurs du respect des délais de paiement et ceux-ci ne sont accessibles qu’aux seuls signataires de la charte.

De plus, seuls les abonnements en cours permettent à l’Utilisateur d’apposer ces stickers sur ses documents et factures

  • Sticker vert « Échéance à respecter »,
  • Sticker orange « Avis d’impayé »,
  • Sticker rouge « Avis de mise en recouvrement ».

Un QR Code permet au client de notre Utilisateur de s’informer sur Reglo Facto® et son label.

Associé au label, Reglo Facto® met à disposition une page attitré à l’entreprise utilisatrice regroupant les informations suivantes :

  • La raison sociale de l’entreprise
  • Le Siren
  • Le Code NAF
  • La date de la création de l’entreprise
  • Le secteur d’activité
  • Le descriptif de l’entreprise

Cette page reste disponible toute la durée de l’abonnement et mentionne la notification suivante :

Les factures de cette entreprise sont protégées par Reglo Facto®.

Dès lors que l’abonnement a expiré ou n’est plus actif, apparaît la notification :

Cette entreprise n’est pas sous la protection de Reglo Facto®.

S’agissant d’un seul droit d’utilisation pour l’entreprise, le label #3a™restent la propriété de Reglo Facto®.
En cas d’utilisation considérée comme abusive, Reglo Facto® se garde le droit de révoquer l’entreprise sans préavis.

7 - Garanties de l’utilisateur

L’Utilisateur garantit Reglo Facto® contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques que la Société pourrait subir du fait de la violation, par l’Utilisateur de l’une quelconque de ses obligations ou garanties aux termes des présentes CGU.

8 - Durée du contrat

Les présentes conditions s’appliquent pendant toute la durée de mise en ligne des services offerts par Reglo Facto®.

Reglo Facto® peut mettre fin au Contrat :

À tout moment et pour quelque motif que ce soit, après avoir respecté un délai de préavis de 1 mois par lettre recommandée avec avis de réception adressé à l’utilisateur. La résiliation entraine automatiquement et sans mise en demeure préalable la suppression du Compte Utilisateur, sans préjudice des autres conséquences éventuellement induites en application des présentes conditions générales ;

Sans préavis en cas de manquement de l’utilisateur à l’une quelconque des présentes obligations par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’utilisateur. La mise en œuvre de cette condition ne peut être interprétée comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement ou simultanément à toute autre forme recours.

Les abonnements peuvent être dénoncés par l’Utilisateur par simple mail adressé à [email protected] avant la date de renouvellement, avec un préavis de 15 jours.

La suppression de l’abonnement sera actée à réception de la prise en compte par Reglo Facto® par un retour de mail à la fin de l’abonnement en cours.

La résiliation du Contrat entraînera la suppression du Compte Utilisateur et l’inaccessibilité des Services du Site.

9 - Conditions tarifaires

Les conditions forfaitaires sont décrites à l’Annexe n°1 – REF : 021020221635.v1 – Conditions tarifaires et sont susceptibles d’être modifiées à tout moment par la société Reglo Facto® qui en informe le Client 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions tarifaires.

10 - Pénalités de retard

En cas de non-paiement à l’échéance convenue, la Société pourra appliquer sur les sommes à recouvrer des intérêts à un taux égal à 10 % du montant livré de la Facture, depuis la date d’échéance jusqu’à la date correspondant au paiement intégral de la somme due. Les pénalités de retard sont exigibles sans formalités ni mise en demeure particulière.

En application de l’article L.441-6 du Code de commerce, le Client en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur, à l’égard de la société Reglo Facto® d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Cette indemnité est fixée à une somme minimale de quarante (40) euros en application du décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, la Société peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

En outre, en cas de retard de paiement, Reglo Facto® pourra également suspendre le Compte de l’Utilisateur, sans préjudice de toutes autres actions.

11 - Sous-traitance et intervention des prestataires mandatés par Reglo Facto®.

Reglo Facto® a la faculté de sous-traiter tout ou partie de la réalisation des Services à des sous-traitants ou à des partenaires, notamment les services d’assistance et d’accompagnement juridique. Reglo Facto® autorise l’accès à l’ensemble des outils rédactionnels (pour tous les forfaits), mais en outre, après envoi de courriers générés par la plateforme (relance(s) sur entête du créancier, l’Utilisateur) demeurés infructueux, la rédaction d’une lettre de mise en demeure par un avocat et/ou la rédaction d’une mise en demeure par un huissier de justice; ces prestataires pouvant par ailleurs décider en fonction du dossier s’ils tentent de contacter téléphoniquement le débiteur de la créance de l’Utilisateur. Dans le cadre de l’exécution de la présente convention, Reglo Facto® disposera d’une entière liberté quant au choix de ses intervenants (avocats, huissiers de justice en charge de la gestion des procédures de recouvrement judiciaire, si la phase de pré-contentieux s’avérait inopérante).

12 - Responsabilité de la Société Reglo Facto®

Les Clients sont informés que la Reglo Facto® n’intervient pas dans le recouvrement amiable ou judiciaire des créances, réglementé par les articles R 124-1 et suivants du code des procédures civiles d’exécution.

Reglo Facto® met uniquement à disposition des Utilisateurs une plateforme interactive procurant des outils rédactionnels permettant de faciliter la constitution de dossiers administratifs en vue de favoriser et d’accélérer le traitement du recouvrement de créances professionnelles. La responsabilité de Reglo Facto® se limite à la fourniture d’outils techniques et de services d’assistance.

Reglo Facto® n’est, par conséquent, aucunement responsable de l’absence de recouvrement effectif des créances par les Clients (elle n’est donc pas tenue à une obligation de résultat), ni de l’inexécution, par le Client ou par son débiteur, de ses obligations contractuelles, qui ne saurait utilement prétendre ne pas avoir été réglé de sa facture alors même qu’il n’aurait pas exécuté sa prestation conformément au devis signé par son Client.

La fourniture, à titre purement indicative, de modèles de lettre, ne saurait être interprété comme la fourniture d’une activité de consultation juridique et de rédaction d’actes sous seing privé pour autrui au sens de l’article 55 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971. Ces activités étant réservées à certaines personnes et professions limitativement énoncées par les articles 54, 55 et 56 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971.

Reglo Facto® ne passe aucun acte juridique, au nom et pour le compte, des Clients, sauf en cas de mandat expressément consenti entre la Société et le Client.

La responsabilité de Reglo Facto® est limitée aux seuls dommages directs et résultant d’un défaut de la plateforme et des services, même si le défaut en question était prévisible au moment de la création du Compte Utilisateur par le Client.

En aucun cas, la Société ne sera tenue pour responsable des dommages indirects, accessoires ou particuliers tels que définis par la jurisprudence des tribunaux français, même si Reglo Facto® a averti le Client de la possibilité de tels dommages.

Reglo Facto® ne peut être tenue pour responsable de l’inexécution du contrat en cas de force majeure telle que définie à l’article Force Majeure des présentes Conditions Générales de Vente, et en cas de dommages du fait d’un tiers ou imputables à une mauvaise utilisation ou une utilisation non-conforme par le Client du Site et des Services, en violation des prescriptions de Reglo Facto® ou des règles de l’art.

Reglo Facto® se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès au Site pour des raisons de maintenance. Elle ne peut en aucun cas être tenue responsable des problèmes ou défaillances techniques liés aux réseaux de téléphonie, aux systèmes informatiques en ligne, aux serveurs, aux fournisseurs d’Internet, à l’équipement informatique ou aux logiciels.

Reglo Facto® décline toute responsabilité pour toute imprévision, inexactitude ou omission portant sur des informations ou contenus disponibles sur le Site et pour tout dommage résultant d’une intrusion frauduleuse d’un tiers ayant entraîné une modification ou altération des informations / contenus figurant sur le Site ou ayant porté préjudice à tout Client ; et plus généralement pour tout dommage, quelles qu’en soient les causes, origines, nature ou conséquences, provoqué à raison de l’accès de quiconque au Site ou de l’impossibilité d’y accéder.

Hormis les dommages corporels ou décès, et sauf en cas de négligence grossière ou de faute intentionnelle causant un dommage direct prouvé ou en cas de manquement à une obligation essentielle du contrat la vidant de sa substance, le Client reconnaît que la responsabilité de la société Reglo Facto® est limitée au montant versé, par lui, pour les Services en cause sur une période d’un (1) an.

Les règles légales des présentes CGU sont données à titre indicatif et informatif et ne saurait engager la responsabilité de la société Reglo Facto® en cas de dommage subi par le Client consécutivement à, notamment, sans que cette liste soit limitative, un oubli, une erreur ou une information non mise à jour.

13 - Assurance

Reglo Facto® et ses Clients s’engagent à maintenir en vigueur, pendant toute la durée du Contrat, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une police d’assurance garantissant les dommages pouvant survenir à ses biens et personnels, ainsi qu’une police couvrant sa responsabilité professionnelle, de manière à couvrir les conséquences pécuniaires des dommages corporels, matériels et immatériels dont elles auraient à répondre, causés par tout évènement.

14 - Propriété Intellectuelle

L’ensemble des éléments du Site et le Site lui-même, sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques, et/ou tous autres droits de propriété intellectuelle. Ces éléments sont la propriété exclusive de la société Reglo Facto®.

Le dépôt de la marque Reglo Facto® a été effectué le 10 novembre 2017 sous le n°4403449.
Toute reproduction totale ou partielle de la marque ou du  logo de Reglo Facto® effectuées à partir des éléments du site sans l’autorisation expresse reste prohibée, au sens des articles L.713-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Le nom et la marque Reglo Facto®, les logos, les dessins et modèles, lettres stylisées, marques figuratives, et tous les signes représentés sur le Site sont et demeureront la propriété exclusive de la société Reglo Facto®.

De plus, la méthode Reglo Facto® fait l’objet d’un dépôt à l’INPI sous le n°562624 le 5 avril 2016 et n°586887 le 18 mai 2017.

Aucun titre ni droit quelconque sur aucun élément du Site ne sera obtenu par téléchargement ou copie d’éléments du Site ou de la plateforme. Il est formellement interdit aux Clients de reproduire (pour quelque utilisation que ce soit), publier, éditer, transmettre, distribuer, montrer, enlever, supprimer, ajouter à ce Site ou de la plateforme et aux éléments qu’il contient, pas plus que les modifier ou effectuer un quelconque travail en les prenant pour base, ni vendre ou participer à aucune vente en rapport avec le Site ou de la plateforme et ses éléments y afférant.

Reglo Facto® concède à ses Clients une licence non exclusive pour utiliser le Site ou la plateforme et les Services. Cette licence est strictement personnelle et ne peut en aucun cas être cédée ou transférée à quel que tiers que ce soit. La licence est concédée pour la durée du Contrat.

Aucun lien vers le présent Site ou de la plateforme n’est autorisé sans l’autorisation expresse préalable et écrite de la Société.

Toute utilisation par le Client des dénominations sociales, marques et signes distincts appartenant à Reglo Facto® est strictement prohibée sauf en cas d’accord exprès et préalable de la Société.

15 - Politique de confidentialité, protection des données à caractère personnel et cookies

Nous conservons les données tant que le compte de l’utilisateur est actif, un choix libre est proposé lors de sa désinscription, si malgré tout, celui-ci désire laisser son compte en sommeil, nous supprimerons les données un an à date anniversaire après ladite désinscription comme cité plus haut. En outre, l’utilisateur s’engage à  » archiver  » son dossier client en cas de récupération de créance rapide (ex. : à la suite de la 2ème lettre de relance).

De plus, Reglo Facto® met à la disposition de ses Clients, de manière permanente, sa Politique de Confidentialité accessible en cliquant sur le lien ci-contre «politique de confidentialité».

16 - Liens

Les liens hypertextes établis sur le Site vers d’autres sites Internet ou d’autres sources ou contenus Internet (les « Sources externes ») ne sauraient engager la responsabilité de la Société.

Dans la mesure où la Société ne peut contrôler ces Sources externes, l’Utilisateur reconnaît que la Société ne peut être tenue pour responsable de la mise à disposition de ces Sources externes, et ne peut supporter aucune responsabilité quant aux contenus, publicités, produits, services ou tout autre matériel disponible sur ou à partir de ces Sources externes.

La Société ne saurait être tenue responsable des transactions survenues entre un Utilisateur et un quelconque annonceur, professionnel ou commerçant, vers lequel l’Utilisateur serait orienté par l’intermédiaire du Site et ne saurait en aucun cas être partie à quelques litiges éventuels que ce soit avec ces tiers concernant notamment la livraison de produits et/ou de services, les garanties, déclarations et autres obligations quelconques auxquels ces tiers sont tenus.

De plus, les Utilisateurs reconnaissent que la Société ne pourra être tenue pour responsable de tous dommages ou pertes avérés ou allégués consécutifs ou en relation avec l’utilisation ou avec le fait d’avoir fait confiance au contenu, à des biens ou des services disponibles sur ces sites ou Sources externes.

La Société ne peut, également, en aucun cas être tenue pour responsable des liens hypertextes qui pourraient diriger les Utilisateurs sur le Site. Toute utilisation ou mise en œuvre d’un tel lien hypertexte sans son autorisation est interdite et est susceptible d’engager la responsabilité de son auteur.

17 - Publicité / Newsletters

La Société se réserve la faculté d’insérer sur toute page du Site et dans toute communication aux Utilisateurs tous messages publicitaires ou promotionnels sous une forme et dans des conditions dont la Société sera seule juge. Plus généralement, les Utilisateurs déclarent être informés que la Société pourra diffuser tout contenu publicitaire et promotionnel sur le Site et dans ses communications aux Utilisateurs.

En cochant la case prévue à cet effet ou en donnant expressément son accord à cette fin, le Client accepte que la Société puisse lui faire parvenir, à une fréquence et sous une forme déterminée par le Client, une newsletter (lettre d’information) pouvant comporter des informations relatives à son activité.

Lorsque le Client coche la case prévue à cet effet dans le processus d’inscription sur le Site pour passer la Commande, il accepte de recevoir des offres commerciales de la Société pour des produits analogues à ceux commandés.

Les membres abonnés auront la faculté de se désinscrire de la newsletter en cliquant sur le lien prévu à cet effet, présent dans chacune des newsletters (lettres d’informations).

18 - Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies et interprétées conformément au droit français.

Seront seuls compétents pour connaître des litiges de toutes natures ou de contestations relatives à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGU, les tribunaux du ressort de la Cour d’Appel de PONTOISE, nonobstant pluralité de défendeurs, demande incidente ou référé ou appels en garantie.

19 - Langue

Les présentes CGU sont rédigées en langue française. Une traduction en langue anglaise peut être fournie à titre d’information. En cas de contradiction, seule la version française fera foi entre les Parties.

20 - Dispositions générales

Refus

La société Reglo Facto® se réserve le droit de ne pas accepter l’inscription du Client sur le Site et/ou l’utilisation du Site par le Client lorsque la Société a déjà rencontré des problèmes avec le Client, notamment des problèmes de paiement.

Force majeure

Les Parties s’entendent pour reconnaître comme cas de force majeure tout évènement répondant aux critères définis par la jurisprudence de la Cour de Cassation en application de l’article 1218 du code civil (ancien article 1148) dès lors que ces évènements empêcheraient l’exécution des CGU par la partie qui l’invoque. Il est entendu que la force majeure ne saurait être invoquée pour un retard de paiement ou un non-paiement de la part du Client.

Autonomie des clauses

Si une disposition de ces CGU ou son application à toute personne ou circonstance est réputée non valide, nulle, ou inapplicable, quelle qu’en soit la raison, cette disposition sera réputée divisible et n’affectera pas la validité et l’opposabilité des autres dispositions de ces CGU.

Notification

Toute notification devra être faite par écrit et être soit remise en mains propres, soit adressée par lettre recommandée avec avis de réception, soit faite par acte extra judiciaire à l’adresse suivante : Société Reglo Facto® domiciliée 39 rue Thérèse Léthias 95540 Méry-sur-Oise. Téléphone : 07 56 81 11 77 ;
e-mail : [email protected]

Annexe n° 1 - Conditions tarifaires

L’utilisateur peut s’abonner aux services de Reglo Facto® afin de bénéficier des services de la plateforme, à savoir :

  • L’édition de courrier de relance reprenant les caractéristiques de l’encours impayé et le montant des pénalités de retard. 2 courriers de relance sont proposés du simple rappel à l’avis d’impayé.
  • L’impression du justificatif du calcul des pénalités de retard. L’utilisateur peut joindre ce document à ses courriers de relance afin d’appuyer sa demande de paiement.
  • Des tarifs avantageux sur les prestations en fonction de l’abonnement :

Chaque Utilisateur ne peut pas avoir plus d’un (1) Compte Utilisateur actif, sauf étude conjointe préalable de Reglo Facto®.

Les tarifs affichés sont H.T.

Hors frais administratifs (dont affranchissement) – 1,50 € H.T. par courrier / 7,80 € H.T. par RAR (tarifs en vigueur)
Hors frais de greffe (29,34 € H.T.) 33,47 € TTC (tarifs en vigueur)

Si dernier domicile connu, rajouter 14.90€ H.T. (TVA 20 %) + 1,49 € H.T. par courrier / 7,79 € H.T. par RAR + LS (tarifs en vigueur).

Les Clients peuvent régler leurs factures par carte de crédit directement par paiement en ligne.

Tous les prix dus au titre des présentes CGU sont payables d’avance. Pour chaque paiement effectué, une facture (ci-après la « Facture ») est envoyée au Client par courrier électronique à l’adresse mail renseignée lors de l’inscription sur le Site et/ou sur son espace client. (Historique des paiements).

Les abonnements, payables terme à échoir, peuvent être souscrits au choix pour une période mensuelle ou annuelle, au tarif mentionné sur la plateforme, et sont renouvelés tacitement pour la même période.

Les éventuelles remises commerciales accordées à la souscription d’un abonnement sont également appliquées aux redevances renouvelées.

Les conditions tarifaires applicables au Client sont celles en vigueur au jour de la souscription aux Services.

L’Utilisateur peut à tout moment exiger la suppression de son compte, sans pouvoir néanmoins prétendre à quelque remboursement que ce soit. Reglo Facto® décline toute responsabilité en cas de dysfonctionnement de la Plateforme résultants d’informations erronées fournies par l’Utilisateur.

REF : 021020221635.v1

Registre des activités de traitement

Ce registre recense l’ensemble des traitements mis en œuvre au sein de notre structure

Celui-ci précise :

  • Les parties prenantes (représentant, sous-traitants, coresponsables…) qui interviennent dans le traitement des données
  • Les catégories des données traitées
  • À quoi servent ces données (ce que vous en faites),
  • Qui accède aux données et à qui elles sont communiquées,
  • Combien de temps nous les conservons,
  • Comment elles sont sécurisées.

Accompagné de ce document, nous avons édités deux autres documents

  • Un plan de reprise des activités
  • Le recensement des données collectées par Reglo Facto
  • La procédure de gestion des cookies
  • La politique de cookies Reglo Facto
    • Les annexes

Activités de l’organisme impliquant le traitement de données personnelles

Activités

Désignation des activités

 

Activité 1

Gestion de dossiers clients « sécurisation de devis »

 

Activité 2

Gestion des clients /prospects

 

Activité 3

Gestion des recrutements


Activité 4

Gestion des fournisseurs


Activité 5

Gestion de la comptabilité générale


Nom et coordonnées du délégué à la protection des données (si vous avez désigné un DPO)

Ex : TONY Fabrice assure le rôle du DPO par intérim,
il est domicilié au 16, rue Ricard, 60000 BEAUVAIS

Tel : 06 81 57 30 23

@mail  [email protected]

Fiche de registre : Gestion de dossiers clients « sécurisation des devis »

Date de création de la fiche

 

Date de dernière mise à jour de la fiche

 

Nom du logiciel ou de l’application

 

Objectifs poursuivis

  • Gérer les dossiers des clients :
  • Gérer la messagerie interne ;

Catégories de personnes concernées

  1. Clients ; pour la gestion de leurs dossiers
  2. Nos partenaires juriste (avocats et huissiers de justice); pour la gestion des dossiers de nos utilisateurs,
  3. Administrateur du site internet désigné par Reglo Facto

Catégories de données collectées

 Lors de la création du compte afin d’accéder au service, nous devons collecter les données suivantes :

  • L’état-civil, l’identité, les données d’identification, le numéro de siren, l’email, le mot de passe, le Kbis, la raison sociale, le statut, l’identification bancaire, le code postal,
    la ville, l’adresse postale, le numéro de téléphone fixe de l’entreprise, le numéro
    de téléphone mobile de l’entreprise, la signature du dirigeant ou le tampon
    de l’entreprise.

Pour enregistrer une proposition commerciale sur la plateforme Reglo Facto, nous recueillons les données suivantes:

  • Référence/numéro de la proposition commerciale, Montant ttc de la proposition commerciale, date à laquelle la proposition a été signées, nous recueillons également la proposition commerciale sous format jpeg ou pdf.

Nous distinguons deux profils types de clients de nos abonnés, leurs caractéristiques sont les suivantes :

Les personnes physiques

  • Le nom du client, le prénom du client, l’e-mail du client, la date de naissance
    du client, le lieu de naissance du client, le code postal, la ville, l’adresse postale, le numéro de téléphone fixe du client, le numéro de téléphone mobile du client

Les personnes morales

  • Le numéro de siren, l’email de son client, la raison sociale de l’entreprise
    du client, le statut de l’entreprise du client, le type de l’entreprise du client,
    le code postal, la ville, l’adresse postale, Numéro de téléphone fixe
    de l’entreprise, Le contact dans l’entreprise du client, mail
    de l’acceptation de la proposition commercial.

Notre abonné conserve le droit d’administrer le contenu de son dossier en cours ainsi
que les données collectées jusqu’à la procédure précontentieuse (lettre de relance).

Contenu de dossier

  • La facture de référence, le type de facture, la date d’émission de la facture, la date d’échéance de la facture, le montant de la facture ttc, les lettres de relance, Attestation de bonne fin de prestation, ainsi que des documents «média » permettant d’accentuer la pertinence du dossier, dans le but d’accélérer le recouvrement le cas échéant.

Dossier en cours

  • La référence du dossier, le créancier, le débiteur, le montant de la créance, le statut du dossier, etc.

Messagerie

Il s’agit de recueillir les données liées aux correspondances entre nos différents partenaires et clients, ceci concerne uniquement les dossiers clients existants.

Informations d’ordre économique et financier

Lors de la création de compte et l’enregistrement de dossier nous devons collecter
les données suivantes :

Relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de carte bancaire, date de fin de validité
de la carte bancaire, cryptogramme visuel, modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes, numéro de la transaction, détail de l’achat, de l’abonnement et du service souscrit.

Autres catégories de données :

Pour analyser et cibler le comportement d’achat de nos clients, nous devons collecter
les données suivantes :

L’abonnement souscrit, le montant, la périodicité, l’historique des enregistrements
de dossiers.

Utilisation d’un service de communication en ligne
(www.reglo-facto.com) :

Nous collectons les données du profil utilisateur ces informations sont de type :

Données de connexion (ex. adresses Ip, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d’horodatage)

Internet (ex. cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …)

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non

Durées de conservation des catégories de données

Nous conservons les données tant que le compte de l’utilisateur est actif, un choix libre
est proposé lors de sa désinscription, si malgré tout, celui-ci désire laisser son compte
en sommeil, nous supprimerons les données un an à date anniversaire après ladite désinscription comme cité plus haut, de plus nous avons édité un document intitulé « politiques de cookies » permettant de connaitre leurs utilités.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

  • Personnes habilitées à traiter les données au sein de l’entreprise.
  • Direction informatique

Organismes externes

  • Pouvoirs publics.

Sous-traitants

1 Prestataire et maintenance informatique

2 Hébergeur

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Nous allons décrire ci-dessous les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par le traitement. Les processus suivants constituent des garanties de base nous préciserons et les compléterons et améliorerons dès que nécessaire.

 

Contrôle d’accès des utilisateurs

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login (siret),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

 

Mesures de traçabilité

 

Reglo Facto a mis en place afin de garantir la traçabilité des données :

  • Un système de journalisation 

Des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité :

    • Ces journaux conservent les évènements sur une période glissante
      ne pouvant excéder 12 mois

·         La journalisation concerne, les accès des utilisateurs 

 

En incluant leur identifiant, la date et l’heure de leur connexion, et la date et l’heure de leur déconnexion ;

    • Dans certains cas, il peut être nécessaire de conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données consultées
      et la référence de l’enregistrement concernée. Nous aviserons et nous le préciserons sur ce présent document lorsque cela sera nécessaire
  • Les équipements de journalisation et les informations journalisées sont protégés contre les accès non autorisés, notamment en les rendant inaccessibles aux personnes dont l’activité est journalisée via un login admin et mot de passe.
  • Nous examinons périodiquement les journaux d’événements 
    pour y détecter d’éventuelles anomalies.
  • Nous assurons que les gestionnaires du dispositif de gestion des traces notifient, dans les plus brefs délais, toute anomalie ou tout incident de sécurité
    au responsable de traitement.
  • Nous notifions toute violation de données à caractère personnel à la CNIL et, sauf exception prévue par le RGPD, aux personnes concernées pour qu’elles puissent en limiter les conséquences.

Mesures de protection des logiciels :

 

Concernant la sauvegarde des données

  • Nous effectuons des sauvegardes fréquentes des données, que celles-ci soient sous format papier ou électronique. Nous avons prévu
    des sauvegardes incrémentales quotidiennement et des sauvegardes complètes hebdomadairement.
  • Nous protégeons les données sauvegardées au même niveau de sécurité que celles stockées sur les serveurs d’exploitation 

 Concernant la reprise et la continuité d’activité

  • Nous avons rédigé un plan de reprise et de continuité d’activité informatique incluant la liste des intervenants.
  • Nous nous assurons que les utilisateurs, prestataires et sous-traitants sachent qui alerter en cas d’incident.
  • Nous testons toutes les semaines la restauration des sauvegardes et l’application du plan de continuité ou de reprise de l’activité.
  • À propos des matériels :
    • Nous utilisons un onduleur pour protéger le matériel servant aux traitements essentiels ;
    • Nous avons prévu une redondance matérielle des matériels de stockage.

Chiffrement des données

Nous avons mis en œuvre le protocole TLS sur notre site web, en utilisant uniquement
la version la plus r
écente et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons rendu l’utilisation de TLS obligatoire pour toutes les pages d’authentification, de formulaire ou sur lesquelles sont affichées ou transmises des données à caractère personnel
non publiques.

Nous avons limité les ports de communication strictement nécessaires au bon fonctionnement des applications installées.

Nous avons limité l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées avec un compte administrateur et ce, uniquement pour les actions d’administration qui le nécessitent.

Des cookies non nécessaires au service sont utilisés, nous avons recueilli le consentement de l’internaute après information de celui-ci et avant le dépôt du cookie.

Nous avons Limité le nombre de composants mis en œuvre, en effectuant une veille et les mises à jour.

Contrôle des sous-traitants :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login (siret),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Fiche de registre : Gestion des clients /prospects

Date de création de la fiche

 

Date de dernière mise à jour de la fiche

 

Nom du logiciel ou de l’application

 

Objectifs poursuivis

  • Gérer la relation avec nos clients
  • Mettre en place une pratique de prospection
  • Gérer les visioconférences
  • Élaborer une politique de statistiques commerciales ;

Catégories de personnes concernées

  1. Clients ;
  2. Prospects ;
  3. Commerciaux.

Catégories de données collectées

Gérer la relation avec nos clients ou prospects

Il s’agit de recueillir des données suivantes :

L’état-civil, l’identité, le numéro de siren, l’email, l’adresse, la raison sociale, le code postal, la ville, le numéro de téléphone fixe de l’entreprise, le numéro de téléphone mobile de l’entreprise.

 

Mettre en place une pratique de prospection

1 – Il s’agit de collecter des données relatives à nos nouveaux prospects tels que :

L’état-civil, l’identité, le numéro de siren, l’e-mail, l’adresse, la raison sociale, le code postal, la ville, le numéro de téléphone fixe de l’entreprise, le numéro de téléphone mobile de l’entreprise,

Pour ce faire, nous avons établi ce fichier de type CRM sur un tableur informatique.

Ces données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant trois ans après la collecte pour les prospects.

Pour collecter ces données, nous utilisons notre service de communication en ligne www.reglo-facto.com, via un formulaire de contact comme expliqué plus haut ou tout document nous permettant de l’incrémenter. (Carte de visite, presse spécialisée, etc.)

2 – Notre client pourra de lui-même supprimer son compte ou dans le cas où un compte resterait inactif après une période d’un an, celui-ci sera automatiquement supprimé.

Pour tous les Utilisateurs du service de communication en ligne www.reglo-facto.com

Les données sont automatiquement effacées après 1 an max d’inutilisation de celui-ci.

Les données collectées via des Cookies sont supprimées après 13 mois max (voir politique des cookies).

Gérer les visioconférences

Nous avons mis en place la visioconférence, pour se faire nous devons collecter les données suivantes :

L’e-mail, la raison sociale.

Élaborer une politique de statistiques commerciales

Dans le but de rechercher des indicateurs de performance commerciale nous avons définis une politique de statistiques commerciales permettant d’affiner nos pratiques.

Notre objectif est de :

  • Gérer les fichiers de prospection par l’entreprise,
  • Administrer les demandes d’exercice des droits légaux prévus par le RGPD,
  • Recueillir les avis des personnes sur nos services.

Informations d’ordre économique et financier

Nous ne recueillons pas de données d’ordre économique pour bien cibler nos prospects.

Autres catégories de données :

Lors de la prospection nous pourrons collecter des documents tels que :

  • Carte de visite,
  • Carte de correspondance,
  • Ou toutes papeteries permettant de recueillir les données de nos prospects.

Utilisation d’un service de communication en ligne :

Nous collectons des données de connexions de nos commerciaux via notre plateforme tel que :

  • Données du profil utilisateur (ex : pseudonyme),
  • Données de connexion

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non

Durées de conservation des catégories de données

Nous conservons les données tant que le compte de notre client est actif, un choix libre est proposé lors de sa désinscription, si malgré tout, celui-ci désire laisser son compte en sommeil, nous supprimerons les données un an à date anniversaire après ladite désinscription comme cité plus haut.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

  • Personnes habilitées à traiter les données au sein de l’entreprise.

Organismes externes

  • Pouvoirs publics.

Sous-traitants

1 prestataire

2 hébergeur

Transferts des données hors UE

Non

Mesures de sécurité

Nous allons décrire ci-dessous les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par le traitement. Les processus suivants constituent des garanties de base nous les préciserons, compléterons et améliorerons dès que nécessaire.

Contrôle d’accès des utilisateurs

 

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

 

Mesures de traçabilité

 

Reglo Facto a mis en place afin de garantir la traçabilité des données :

  • Un système de journalisation 

Des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité :

    • Ces journaux conservent les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder 12 mois

·         La journalisation concerne, les accès des utilisateurs 

 

En incluant leur identifiant, la date et l’heure de leur connexion, et la date et l’heure de leur déconnexion ;

    • Dans certains cas, il peut être nécessaire de conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données consultées et la référence de l’enregistrement concernée.
  • Les équipements de journalisation et les informations journalisées sont protégés contre les accès non autorisés, notamment en les rendant inaccessibles aux personnes dont l’activité est journalisée via un login admin et mot de passe.
  • Nous examinons périodiquement les journaux d’événements pour y détecter d’éventuelles anomalies.
  • Nous assurons que les gestionnaires du dispositif de gestion des traces notifient, dans les plus brefs délais, toute anomalie ou tout incident de sécurité au responsable de traitement.
  • Nous notifions toute violation de données à caractère personnel à la CNIL et, sauf exception prévue par le RGPD, aux personnes concernées pour qu’elles puissent en limiter les conséquences.

 

Mesures de protection des logiciels :

 

 

Sauvegarde des données :

Concernant la sauvegarde des données

  • Nous effectuons des sauvegardes fréquentes des données, que celles-ci soient sous forme papier ou électronique. Nous avons prévu des sauvegardes incrémentales quotidiennement et des sauvegardes complètes de manière hebdomadaire.
  • Nous protégeons les données sauvegardées au même niveau de sécurité que celles stockées sur les serveurs d’exploitation 

 Concernant la reprise et la continuité d’activité

  • Nous avons rédigé un plan de reprise et de continuité d’activité informatique incluant la liste des intervenants.
  • Nous nous assurons que les utilisateurs, prestataires et sous-traitants sachent qui alerter en cas d’incident.
  • Nous testons toute les semaines la restauration des sauvegardes et l’application du plan de continuité ou de reprise de l’activité.
  • À propos des matériels :
    • Nous utilisons un onduleur pour protéger le matériel servant aux traitements essentiels ;
    • Nous avons prévu une redondance matérielle des matériels de stockage.

 

Chiffrement des données

Nous avons Mis en œuvre le protocole TLS notre site web, en utilisant uniquement la versions la plus récentes et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons mis en œuvre le protocole TLS sur notre site web, en utilisant uniquement
la version la plus r
écente et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons rendu l’utilisation de TLS obligatoire pour toutes les pages d’authentification, de formulaire ou sur lesquelles sont affichées ou transmises des données à caractère personnel
non publiques.

Nous avons limité les ports de communication strictement nécessaires au bon fonctionnement des applications installées.

Nous avons limité l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées avec un compte administrateur et ce, uniquement pour les actions d’administration qui le nécessitent.

Des cookies non nécessaires au service sont utilisés, nous avons recueilli le consentement de l’internaute après information de celui-ci et avant le dépôt du cookie.

Nous avons Limité le nombre de composants mis en œuvre, en effectuant une veille et les mises à jour.

Contrôle des sous-traitants :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Autres mesures :

Lors de campagnes de prospections, nous recueillons des cartes de visite, afin de préserver les données, nous les mettons dans un coffre fermé à clef.

Fiche de registre : Recrutement

Date de création de la fiche

 

Date de dernière mise à jour de la fiche

 

Nom du logiciel ou de l’application

 

Objectifs poursuivis

  • Recruter des commerciaux
  • Former des commerciaux
  • Manager des commerciaux

Catégories de personnes concernées

  1. Commerciaux
  2. Administrateur du site internet désigné par Reglo Facto

Catégories de données collectées

 Pour recruter nos commerciaux nous collectons les données suivantes :

  • Etat-civil, identité, données d’identification, Code postal, Ville, Adresse postale, Numéro de téléphone du candidat, curriculum vitae, lettre de motivation

Pour former nos commerciaux nous ne recueillons pas de données

Pour manager des commerciaux,
nous devons recueillir les données suivantes

  • Le contrat ou les lettres de mission
  • Le plan d’action du commercial
  • La carte de visite
  • Le CRM

Informations d’ordre économique et financier

Dans le but de pouvoir honorer nos obligations, nous devons collecter les données suivantes – Relevé d’identité postale ou bancaire,

Autres catégories de données :

Néant.

Utilisation d’un service de communication en ligne :

Nos commerciaux auront un accès à notre plateforme afin de pouvoir gérer leur fichier client en ligne. Lors de leur connexion nous collectons les données suivantes :

Profil utilisateur, données de connexion, etc.

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non

Durées de conservation des catégories de données

Nous conservons les données tant que le compte de l’utilisateur est actif, un choix libre est proposé lors de la désinscription du commercial, si malgré tout, celui-ci désire laisser son compte en sommeil, nous supprimerons les données un an à date anniversaire après ladite désinscription comme cité plus haut.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

  • Personnes habilitées à traiter les données au sein de l’entreprise.

Organismes externes

  • Pouvoirs publics.

Sous-traitants

1 Partenaire

2 hébergeur

Transferts des données hors UE

Non

Mesures de sécurité

Nous allons décrire ci-dessous les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par le traitement. Les processus suivants constituent des garanties de base. Nous préciserons, les compléterons et améliorerons dès que nécessaire.

 

 

 

Contrôle d’accès des utilisateurs

 

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

 

Mesures de traçabilité

Reglo Facto a mis en place afin de garantir la traçabilité des données :

  • Un système de journalisation 

Des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité :

    • Ces journaux conservent les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder 12 mois

·         La journalisation concerne, les accès des utilisateurs 

 

En incluant leur identifiant, la date et l’heure de leur connexion, ainsi que la date et l’heure de leur déconnexion ;

    • Dans certains cas, il peut être nécessaire de conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données consultées et la référence de l’enregistrement concernée.
  • Les équipements de journalisation et les informations journalisées sont protégés contre les accès non autorisés, notamment en les rendant inaccessibles aux personnes dont l’activité est journalisée via un login admin et mot de passe.
  • Nous examinons périodiquement les journaux d’événements pour y détecter d’éventuelles anomalies.
  • Nous assurons que les gestionnaires du dispositif de gestion des traces notifient, dans les plus brefs délais, toute anomalie ou tout incident de sécurité au responsable de traitement.
  • Nous notifions toute violation de données à caractère personnel à la CNIL et, sauf exception prévue par le RGPD, aux personnes concernées pour qu’elles puissent en limiter les conséquences.

Mesures de protection des logiciels :

 

Sauvegarde des données :

Concernant la sauvegarde des données

  • Nous effectuons des sauvegardes fréquentes des données, que celles-ci soient sous forme papier ou électronique. Nous avons prévu des sauvegardes incrémentales quotidiennement et des sauvegardes complètes hebdomadairement.
  • Nous protégeons les données sauvegardées au même niveau de sécurité que celles stockées sur les serveurs d’exploitation 

 Concernant la reprise de la continuité d’activité

  • Nous avons rédigé un plan de reprise et de continuité d’activité informatique incluant la liste des intervenants.
  • Nous nous assurons que les utilisateurs, prestataires et sous-traitants sachent qui alerter en cas d’incident.
  • Nous testons toute les semaines la restauration des sauvegardes et l’application du plan de continuité ou de reprise de l’activité.
  • À propos des matériels :
    • Nous utilisons un onduleur pour protéger le matériel servant aux traitements essentiels ;
    • Nous avons prévu une redondance matérielle des matériels de stockage.

 Chiffrement des données

Nous avons mis en œuvre le protocole TLS sur notre site web, en utilisant uniquement
la version la plus r
écente et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons rendu l’utilisation de TLS obligatoire pour toutes les pages d’authentification, de formulaire ou sur lesquelles sont affichées ou transmises des données à caractère personnel
non publiques.

Nous avons limité les ports de communication strictement nécessaires au bon fonctionnement des applications installées.

Nous avons limité l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées avec un compte administrateur et ce, uniquement pour les actions d’administration qui le nécessitent.

Des cookies non nécessaires au service sont utilisés, nous avons recueilli le consentement de l’internaute après information de celui-ci et avant le dépôt du cookie.

Nous avons Limité le nombre de composants mis en œuvre, en effectuant une veille et les mises à jour.

 Contrôle des sous-traitants :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Fiche de registre : Gestion des fournisseurs

Date de création de la fiche

 

Date de dernière mise à jour de la fiche

 

Nom du logiciel ou de l’application

 

Objectifs poursuivis

Il s’agit d’opérations administratives permettant de sélectionner les prestataires et de gérer les contrats, les commandes, des factures aux règlements et à la comptabilité concernant la gestion des comptes fournisseurs ;

Catégories de personnes concernées

  1. Fournisseurs de l’entreprise

Catégories de données collectées

Vie professionnelle

  • Nom ou raison sociale Profession, catégorie économique, activité.
  • Nom et prénom du contact, fonction, adresse (siège social, lieu de facturation), code d’identification comptable, téléphone, fax, adresse de courrier électronique, numéro SIREN

Autres catégories de données:

 

Elément de facturation et de règlement : Abonnements, service faisant l’objet de l’abonnement, périodicité, montant, conditions :

  • Les commandes et les factures, articles, produits, services faisant l’objet de la commande et de la facture, quantité, prix, numéro, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions de livraison ;
  • Le paiement, conditions et modalités de règlement (moyen de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, ristournes), conditions de crédit, durée ;
  • Les impayés, avoirs, reçus ; retenues ou oppositions.

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non

Durées de conservation des catégories de données

Jusqu’à 10 ans (obligations légales et règlementaires en vigueur).

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

  • Personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ainsi que les personnes liées contractuellement à l’entreprise pour assurer sa comptabilité;
  • Personnes chargées du contrôle

Organismes externes

  1. Personnes chargées du contrôle(commissaires aux comptes, experts-comptables, etc.) ;
  2. Auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances;

Organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.

Sous-traitants

1 Prestataire et maintenance informatique

2 Hébergeur

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Nous allons décrire ci-dessous les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par le traitement. Les processus suivants constituent des garanties de base nous préciserons et les compléterons et améliorerons dès que nécessaire.

 Contrôle d’accès des utilisateurs

Décrivez les mesures :

 

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Mesures de traçabilité

 

Reglo Facto a mis en place afin de garantir la traçabilité des données :

  • Un système de journalisation 

Des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité :

    • Ces journaux conservent les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder 12 mois

·         La journalisation concerne, les accès des utilisateurs 

 

En incluant leur identifiant, la date et l’heure de leur connexion, ainsi que la date et l’heure de leur déconnexion ;

    • Dans certains cas, il peut être nécessaire de conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données consultées et la référence de l’enregistrement concernée.
  • Les équipements de journalisation et les informations journalisées sont protégés contre les accès non autorisés, notamment en les rendant inaccessibles aux personnes dont l’activité est journalisée via un le login admin et mot de passe.
  • Nous examinons périodiquement les journaux d’événements pour y détecter d’éventuelles anomalies.
  • Nous assurons que les gestionnaires du dispositif de gestion des traces notifient, dans les plus brefs délais, toute anomalie ou tout incident de sécurité au responsable de traitement.
  • Nous notifions toute violation de données à caractère personnel à la CNIL et, sauf exception prévue par le RGPD, aux personnes concernées pour qu’elles puissent en limiter les conséquences.

Mesures de protection des logiciels :

 

 

Sauvegarde des données

Concernant la sauvegarde des données

  • Nous effectuons des sauvegardes fréquentes des données, que celles-ci soient sous forme papier ou électronique. Nous avons prévu des sauvegardes incrémentales quotidiennement et des sauvegardes complètes hebdomadairement.
  • Nous protégeons les données sauvegardées au même niveau de sécurité que celles stockées sur les serveurs d’exploitation 

 Concernant la reprise et la continuité d’activité

  • Nous avons rédigé un plan de reprise et de continuité d’activité informatique incluant la liste des intervenants.
  • Nous nous assurons que les utilisateurs, prestataires et sous-traitants sachent qui alerter en cas d’incident.
  • Nous testons toutes les semaines la restauration des sauvegardes et l’application du plan de continuité ou de reprise de l’activité.
  • À propos des matériels :
    • Nous utilisons un onduleur pour protéger le matériel servant aux traitements essentiels ;
    • Nous avons prévu une redondance matérielle des matériels de stockage.

 

Chiffrement des données

Nous avons mis en œuvre le protocole TLS sur notre site web, en utilisant uniquement
la version la plus r
écente et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons rendu l’utilisation de TLS obligatoire pour toutes les pages d’authentification, de formulaire ou sur lesquelles sont affichées ou transmises des données à caractère personnel
non publiques.

Nous avons limité les ports de communication strictement nécessaires au bon fonctionnement des applications installées.

Nous avons limité l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées avec un compte administrateur et ce, uniquement pour les actions d’administration qui le nécessitent.

Des cookies non nécessaires au service sont utilisés, nous avons recueilli le consentement de l’internaute après information de celui-ci et avant le dépôt du cookie.

Nous avons Limité le nombre de composants mis en œuvre, en effectuant une veille et les mises à jour.

Contrôle des sous-traitants :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Fiche de registre : Comptabilité Générale

Date de création de la fiche

 

Date de dernière mise à jour de la fiche

 

Nom du logiciel ou de l’application

 

Objectifs poursuivis

  • Représentation et fluctuations du patrimoine de l’entreprise et constatation de sa situation financière.

Catégories de personnes concernées

  1. Les actionnaires de Reglo facto
  2. Les clients de Reglo facto
  3. Les associations ou fonds de solidarité
  4. Le trésor public
  5.  

Catégories de données collectées

 Pour honorer nos obligations nous collectons les données suivantes :

L’état-civil, l’identité, le numéro de siren, l’e-mail, la raison sociale, le statut, l’identification bancaire, le code postal, la ville, l’adresse postale, le numéro de téléphone fixe de l’entreprise, le numéro de téléphone mobile de l’entreprise.

Informations d’ordre économique et financier 

Dans le but de pouvoir honorer nos obligations légales, nous devons collecter les données suivantes – Relevé d’identité postale ou bancaire, Factures, frais

Autres catégories de données :

Néant.

Utilisation d’un service de communication en ligne :

Nos commerciaux auront un accès à notre plateforme afin de pouvoir gérer leur fichier client en ligne, lors de leur connexion nous collectons les données suivantes :

Profil utilisateur, données de connexion, etc.

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non

Durées de conservation des catégories de données

Nous conservons les données liées à la comptabilité générale de Reglo Facto 10 ans, certaines données seront effacées dès la rupture du contrat concernant les commerciaux notamment, notamment, les données de connexion.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

  • Personnes habilitées à traiter les données au sein de l’entreprise.

Organismes externes

  • Pouvoirs publics.

Sous-traitants

1 Prestataire et maintenance informatique

2 Hébergeur

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Nous allons décrire ci-dessous les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par le traitement. Les processus suivants constituent des garanties de base nous préciserons et les compléterons et améliorerons dès que nécessaire.

Contrôle d’accès des utilisateurs

Décrivez les mesures :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

Mesures de traçabilité

Reglo Facto a mis en place afin de garantir la traçabilité des données :

  • Un système de journalisation 

Des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité :

    • Ces journaux conservent les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder 12 mois

·         La journalisation concerne, les accès des utilisateurs 

 

En incluant leur identifiant, la date et l’heure de leur connexion, et la date et l’heure de leur déconnexion ;

    • Dans certains cas, il peut être nécessaire de conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données consultées et la référence de l’enregistrement concernée.
  • Les équipements de journalisation et les informations journalisées sont protégés contre les accès non autorisés, notamment en les rendant inaccessibles aux personnes dont l’activité est journalisée via un le login admin et mot de passe.
  • Nous examinons périodiquement les journaux d’événements pour y détecter d’éventuelles anomalies.
  • Nous assurons que les gestionnaires du dispositif de gestion des traces notifient, dans les plus brefs délais, toute anomalie ou tout incident de sécurité au responsable de traitement.
  • Nous notifions toute violation de données à caractère personnel à la CNIL et, sauf exception prévue par le RGPD, aux personnes concernées pour qu’elles puissent en limiter les conséquences.

Mesures de protection des logiciels :


 

 

Sauvegarde des données Décrivez les modalités :

Concernant la sauvegarde des données

  • Nous effectuons des sauvegardes fréquentes des données, que celles-ci soient sous forme papier ou électronique. Nous avons prévu des sauvegardes incrémentales quotidiennement et des sauvegardes complètes hebdomadairement.
  • Nous protégeons les données sauvegardées au même niveau de sécurité que celles stockées sur les serveurs d’exploitation 

 Concernant la reprise et de la continuité d’activité

  • Nous avons rédigé un plan de reprise et de continuité d’activité informatique incluant la liste des intervenants.
  • Nous nous assurons que les utilisateurs, prestataires et sous-traitants savent qui alerter en cas d’incident.
  • Nous testons toute les semaine la restauration des sauvegardes et l’application du plan de continuité ou de reprise de l’activité.
  • À propos des matériels :
    • Nous utilisons un onduleur pour protéger le matériel servant aux traitements essentiels ;
    • Nous avons prévu une redondance matérielle des matériels de stockage.

 

Chiffrement des données

Nous avons mis en œuvre le protocole TLS sur notre site web, en utilisant uniquement
la version la plus r
écente et en vérifiant sa bonne mise en œuvre.

Nous avons rendu l’utilisation de TLS obligatoire pour toutes les pages d’authentification, de formulaire ou sur lesquelles sont affichées ou transmises des données à caractère personnel
non publiques.

Nous avons limité les ports de communication strictement nécessaires au bon fonctionnement des applications installées.

Nous avons limité l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées avec un compte administrateur et ce, uniquement pour les actions d’administration qui le nécessitent.

Des cookies non nécessaires au service sont utilisés, nous avons recueilli le consentement de l’internaute après information de celui-ci et avant le dépôt du cookie.

Nous avons Limité le nombre de composants mis en œuvre, en effectuant une veille et les mises à jour.

Contrôle des sous-traitants :

Pour contrôler l’accès nous imposons

·         Un login ( siren),

·         Un mot de passe d’au moins 8 caractères comportant 3 des 4 types de caractères (majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux)

 

L’authentification possède une restriction de l’accès au compte comme suit :

    • une temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs de 1 h ;
    • un « Captcha » ;
    • un verrouillage du compte après 10 échecs.

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